建設業DX！
現場業務・請求業務をシステム化し、休日出勤を1/2に削減
カスタマイズに限界がないシステム
導入効果
Before
●社内外ともに紙の書類でのやりとり→膨大な紙の量
→現場ごとに書類が溜まる
→現場ごとの工事進捗が見えない
→現場ごとの集計に時間と手間がかかる
→現場予算が超過することがある
After
〇Ni+建設の導入により、現場の状況の確認や、協力会社とのやりとりなど、複雑な現場業務を解決！
→システム管理による予算厳格化
→予算超過を事前に防止
→４つの見える化を実現
1.「人の動き」（日報）
2.「予算と実績」（実行予算管理）
3.「協力会社とのやりとり」（取引スペース）
4.「現場の動き」（情報共有）
導入前の背景や課題
◇DX化が難しい建設業
兼本様：建設業はIT化から遠く離れており、同規模の会社では紙の請求書でやりとりしているところがほとんどです。
Ni+建設導入前は、当社も協力会社に指定請求書を購入して貰っていました。
そして、
①協力会社から郵送された請求書を現場ごとに振り分け
②システムへ手入力
③現場監督に回覧
という流れで業務を進めていたため、現場監督は事務作業を行うために会社へ戻る必要があり、移動時間が無駄となっていました。
また、現場監督ごとに管理方法や書類のフォーマットが異なるということも課題でした。会議では紙で情報を共有していましたしね。
DX化によって現場ベースで紙を減らし、管理方法や書類のフォーマットを統一したいと考えていました。
パッケージ製品を何度か導入したこともありましたが、項目が多すぎて最低限しか使わなくなったり、反対に欲しい機能がなかったりとうまく定着させることができませんでした。
システム構築のポイント
◇ポイントは「統一化」と「共有」
ポイント
統一化
ツールやフォーマットの統一により、
誰が見てもすぐわかる
共有
協力会社との情報の共有ができ、
工事の進捗の見える化が可能
困難を乗り越えたポイント
◇理解を得るため、何度も説明
「今のやり方が一番」
「これから改めて覚えるのは大変」
と、マイナスな意見もありました。
なので、何度も説明し、システム構築時は部署ごとに意見をもらい修正を繰り返しました。
七原様：工事部の社員の半分近くが20代だったこと、ITに強い社員もいたことが追い風になりました。
使ってみたら意外と簡単だったみたいで、自分で色々できるとさらにいじってみようとデジタル化への抵抗が少なくなったように感じます。社員のスキルアップにつながっています。
兼本様：協力会社の理解を得るのも大変でしたね。一人親方でパソコンを持っていない方もいらっしゃったりして。納得してシステムを使ってほしかったので何度も説明を繰り返し、現場監督からも説明してもらい、パソコンを用意していただきました。ただ、協力会社さんも世代交代が進んでいて、思っていたよりは好意的に受け止められました。
とはいえ、Ni+建設を導入した当初は使い方の質問に追われました。
「使い方が分からない」「どうやってやるんだ」と。
でも、一度説明すれば理解していただけて、「これなら次からは聞かなくてもできそう」と言ってもらえ、その言葉通りに翌月にはほぼ電話はかかってこなくなりました。
◇アンケートでは8割近くが不満なし
兼本様：導入から約2年が経ち、使用感についてアンケートを実施しました。回答していただいた協力会社の8割近くに不満はないとご回答いただいています。
Ni+建設導入前だったらこういったアンケートもFAXか郵送でのやり取りになるので、実施しなかっただろうと思うと感慨深いですね。
今年は、年に一度開かれる安全大会前に、アプリ上でシステムの使用感について
アンケートを実施されました。その結果を元にシステムを修正されています。
実施日 ：2024年4月
実施方法 ：Ni+建設 アンケートアプリ
アンケート送信数：285社
うち回答数 ：70社(回答率約25％)
◇各アプリの使用感
導入による効果
◇事務手続きが1/10、休日出勤も1/2に！
兼本様：Ni+建設を導入したことにより、請求書や見積書がデジタル化して、一元管理が可能になりました。どの現場監督も統一したツールを用いるよう整備したので、今では本社で管理し、カメラで現場の様子を確認することもできます。協力会社とのやり取りもkintoneのみになり、郵送の手間や、回覧中の書類の紛失も0になりましたし、回覧状況もすぐに分かります。請求などの事務手続きにかかる時間は以前の1/10になりました。
辻様：休日出勤日も減っており、Ni+建設導入後の2021年の4～6月の休日出勤日数は、導入前の2020年の約1/2になりました。それ以降も40～50日で推移しているので業務効率化ができたことは一目瞭然です。
兼本様：いままでの課題を活かし日興テクノスさんと作ったシステムです。まだまだ紙で請求書を受け取ることも多いので、ぜひ他社さんへもお勧めしたいです。
請求業務の流れ
◇カスタマイズに限界がない。それゆえの悩みも
大島様：Ni+建設は協力会社と見積書・請求書をやり取りしているkintoneと、原価・受発注管理システムであるKFAが連携しているので、請求書の内容を転記しないで済んでいます。導入後すぐの頃、KFAと会計システムの数字が合わないことがありました。数字が合わないと支払いができないので、どこが間違っているのか項目を一個一個探したこともありました。
七原様：導入後も勘定科目の整理を行ったり、連携項目を増やしたりと改善しているため、その影響でどんどん複雑化していっています。
野末様：自由にカスタマイズできるため、部署ごとに要望がすれ違ったときのすり合わせが課題となっています。
大島様：kintoneの他システムとの連携などの根幹の部分は日興テクノスさんにサポートをお願いしているので、すぐに変更したいときなどはもどかしさを感じることもあります。
Ni+建設と会計システムの連携イメージ。
見積～請求のすべてをNi+建設上で行えるため、ペーパレス化と業務効率化が可能に。
◇必要なアプリを自分たちで作れる
兼本様：総務は特に業務のデジタル化が進んでいますね。
辻様：kintoneのインターフェースが分かりやすく、触っていて楽しいです。例えば、日報アプリを作成したら、社員名簿アプリが必要になるのでそれも作成する。そうすると今度は社員の異動管理もアプリでしたい……と必要に応じて自分たちでアプリを作成しています。他にも、健康診断の結果連絡アプリや、社員のいいところを評価し合うアプリなど30種類以上のアプリを作成しています。
野末様：総務はほぼペーパレスでkintoneで業務ができるようになりましたね。また、以前は請求と入金はそれぞれ別のシステムを使用していましたが、それが一本化しとても楽になりました。収益物件も管理しているのですが、その管理などもすべてkintoneで行えるようになりました。
七原様：協力会社だけで300社近くいるのですが、その名簿や顧客名簿も、以前までは各部署ごとにExcelで管理していました。当社はよくお歳暮やお中元を贈るのですが、そのたびに各部署から名簿を集めて、名簿によって異なる住所が入力されていることもあるのでそれを直して、送付履歴を探して……と大変。いまはkintoneで全部署統一して管理しています。いつ何を送ったかも合わせて管理できるので、とても楽になりました。
kintone上での業務のイメージ
他にも、キクシマ様では導入後にアプリを作りこみ業務効率化を進めている。
◇口頭でのコミュニケーションを大事に
兼本様：デジタル化全般に言えることですが、いまの世代の人にはあっていると感じます。上司によって言うことが違うということもなく、項目に沿って入力すればよい。ただ、コミュニケーションが難しくなったと感じることもあります。目の前にいるのに、kintoneで済ませたり。そういったときは、システムに入力しつつ、口頭でも伝えようと話しています。
また、日報のコメント機能で、社長へメッセージを送っている社員もいます。社長は現場や年齢の垣根を越えて、良い意見は全部聞いて改善していく人。より社内の風通しが良くなったと感じます。
今後の展望
◇さらなる現場管理のデジタル化・DX化へ
兼本様：入場者名簿や、日々の健康管理など現場の管理はまだ紙で行っているものが残っています。現場からデジタル化したいという声が上がっているため、現場管理のデジタル化をし、Ni+建設と連携させるべく動いています。
まだまだ改善の余地はあり、カスタマイズに限界がないので進化を続けていきます。
◇株式会社キクシマ様
神奈川建築コンクール最優秀賞受賞
横浜型地域貢献企業/最上位認定、健康経営優良法人
■開設：1964年(昭和40年)
■代表者：菊嶋 秀生
■社員数：70名
■URL： https://www.kikushima.co.jp/
